6大步骤详细讲解活动策划

商之翼一新思维2018-11-10 15:28:36

活动策划(Activity Planning)是提高市场占有率的有效行为,如果是一份创意突出,而且具有良好的可执行性和可操作性的活动策划案,无论对于企业的知名度,还是对于品牌的美誉度,都将起到积极的提高作用。

按照活动策划推广时间顺序,进行复盘,给大家呈现活动的重要环节:

一、前期确认

1.活动初衷与主题

这次活动的的初衷是想要做什么呢?

这个问题至少要追问自己三遍,明确想要的是参与人数、销售产品或是达成其他的目的,得出确认答案就不要再去改动。因为我们之后所有的工作,都是在这个基础上去行动;然后把初衷与主题确认,让人一目了然,把最吸引人的亮出来。

确认活动的主题:顺口,易记,四字为佳。

比如中秋的活动,那么就会是一家人的团聚赏月就是主题。若是某行业的活动,也是要找到最能勾起用户参与的痒点,并与活动主题结合在一起,让用户欲罢不能。

2.核算活动成

也就是这次活动的预算有多少。这个决定了活动的档次和支出计划,成本的核算是重中之重,对资金没有一个清晰的认知,便不能理清活动的收益。

对于成本核算可参考这个比例:

3.制定时间表

在确认要举办活动的意向时,就可以着手制定时间规划表,对之后的各项内容进行分配,确定相应的负责人和任务deadline,避免职责不清、分工不明、时间拖沓等不必要工作失误,工作可以多线同时推进,快速完成。 

二、文案策划

1.环节设定

环节设定,确定好准备的节目和活动流程,请谁来演讲或者表演节目。

在活动之中,便是要规划好呈现形式,权衡主办方、嘉宾、参与者、赞助商等方面的权益,如何让所有参与者满意是本环节的重点。主要围绕在:请嘉宾、做演讲、颁奖章、增互动、系情感,这五个环节上设计相应互动。

这个环节的坑一般会发生在:

(1)拍板人的犹豫不决,对于活动文案毫无意义的修改,以致于活动时间无限拖延。所以,文案写作者不只是要会写文案,更要懂得向上管理,如何去劝服上司、达到快速推进的目的。

(2)根据活动场地制定环节安排,比如是有无分会场的存在,数量有为多少等。前期策划时可以暂以某个理想场地作为参考设计环节。

2.活动卖点

“卖点”可以做一些活动,比如把产品分级:钻石、黄金、白银,不同层次的服务可以收取不同的费用,这样可以满足市场是不同的客户需求。

人从哪里来?参会人员的职位或行业或需求等不尽相同,那么又能如何吸引他们来参会呢?一般从这几点做文章:直面行业大牛、知识学习、现场社交、参会礼物。

根据用户不同的痒点去宣传活动,吸引到更多的用户参与其中。例如:职场焦虑,那就用活动的知识学习来吸引用户,明确指出活动能给用户带来提升的可能性,以及其他的成长机会,每次的宣传点需明确一个,若分散则目标不清。

三、招商与推广

1.销售和招生

因为这两点在上面有提到,所以我合并在一起讲,根据确认的文案内容去找各自的目标全体。

关于招商赞助,文案是基础,更多的要靠销售人员去转化成销售话术,与潜在赞助商沟通。赞助商信息的获取可在同类其他活动上寻找,也可搜索其他的潜在客户。关于招生,可以使用自身宣传渠道,也可合作其他渠道招生;活动宣传的引爆点和节奏,相信身经百战的各位会玩出不同的花样。

2.邀请人员

这里的邀请,主要是指活动里的嘉宾、重量级的人物。每次活动邀请嘉宾都是一个头疼的事,嘉宾的邀请难,而且变数还大。

有的时候活动要在10号举行,7号都还没有确认嘉宾,甚至临时换嘉宾的情况都有存在;还有可能嘉宾在来的路上会遇到特殊天气交通工具无法正点到达等。所以,和这些嘉宾沟通也是非常重要的。

那我们如何去邀请到这些嘉宾?这里面有很多的门道,以小撬大,调动身边资源的同时,一般要注意一些细节,比如不能跳太多级别邀请,一个A村长可以邀请B镇长到他的活动,但如果让A村长邀请C区长就比较艰难,不过可以让B镇长帮忙邀请C区长就会容易一些,同理邀请嘉宾的时候也可以运用。

如果能确认一两个超重量级的嘉宾,便可以用此嘉宾去撬动其他嘉宾,吸引同类嘉宾的参与。如果能先邀请到A区长参与活动,那么再去邀请B区长时,就可以告诉他A区长同意前来,那么打动B区长同意的可能性会更高,换做去邀请C镇长,那么会更容易。

另外对嘉宾的邀请,可以参考:

演讲嘉宾

确定拟邀嘉宾:具有行业影响力的大咖,或者知名企业高管

获取嘉宾联系:各种展会活动,朋友介绍,网络查找

邀请需资源撬动:中间人介绍,邮件,电话,拜访等

邮件发送正式专属邀请函

确认参会嘉宾行程,演讲话题+PPT

是否负责嘉宾差旅费,是否赠送嘉宾礼品

四、活动准备

1.场地选择与搭建

在选择时要现场勘查场地大小、环境优良、地理位置等因素,确保场地的达标。另外,同时进行对活动搭建供应商的选择,可以通过多家比价、好评推荐等方式选择最优搭建供应商,控制成本的同时,保证活动的质量。

选定场地后,主办方、场地方与搭建供应商至少要做一次三方会谈,一起重新勘查场地,查看细节,可让搭建供应商出现场布置方案,是否可以新增游戏环节等,确保方案的可实施性。

2.物料采买

由之前确认的相关工作负责人给出物料清单和物料采购意向,确保物料在活动开始前5天准备完成,不会因误差等原因造成不能使用的结果。永远的Plan B、永远拥有备案,以防意外情况的发生。 

五、活动现场

1.人员分工安排时间表

确认表演节目、顺序与对应人员,保证这是一场顺畅的活动,给诸位参与者宾至如归的感觉。

这样的好处就是各司其职,每个项目都有负责人,也有流动支持的,既能有序不乱,又可以责任到人。即便是出了事故,事后追责也可以甩锅,这当然是玩笑话。

2.彩排与现场

正式开场前要留出足够时间,至少做一遍流程的彩排,看现场相关人员的工作安排,检查大屏、PPT、灯光等细节,尽善尽美。

现场发挥只要按照事先安排去做就好,发现问题及时反馈,遇到突发事件快速反应,并予以解决。现场要注意用户的情绪,随时安抚,保证活动的满意度。

本环节的容易出错的地方在于:现场人多拥挤、各模块的人员联系不畅,对于突然情况的处理容易出现不当,所以要事先安排好,防患于未然。

六、活动后

1.收官感谢

对参与用户、嘉宾的酬谢等,维持与用户的情感,一回生二回熟,下次邀请更容易被接受。

注意活动二次宣传,充分利用好活动的影响力,并考虑怎么去扩大。我们的活动一般都是系列性、有承接的,不会是一次单独的活动,所以要为未来的规划做好铺垫,这样下届活动的运作更容易开展。

2.复盘

可以从两个方面展开,一是客观工作方面,就如你看到的本文内容;二是主观感受方面,谈个人在活动中的感悟。

最后补充两点:

1.一切准备工作都要做到活动开始之前,循序渐进,稳而不乱,各管其能,各司所职。先做方案,再去执行,结果自然有。

2.随时准备Plan B,面对突发意外才不会手忙脚乱。

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