该如何做好一场成功的会展活动

行旅惠务2019-03-23 10:11:33

不少局外人觉得发布会、展会就是短短的几小时、几天,没什么了不得。没错,做出“又臭又长”的发布会是一件非常非常简单的事情,但是一场好的Event短短一瞬就可以让人印象深刻,比如乔布斯那凌空淡然一晃,再或者科技感十足的三星品牌发布;你以为有好的策划就够了吗?NONONO,还需要足够的前期准备和最好的团队配合保证活动0失误。


我们遵从‘ICE’法则,让一切更高效!

(Idea)想法创意

C(Communication)传播

E(Event Execution)活动执行

发布会的创意(Idea)灵魂

一场好的发布会绝是不是靠着简单的“高端大气上档次”,就能走完全程的。其关键在于围绕和突出“核心主题”,给人留下深刻印象。否则即使再喧闹,再奢华,也会变成过往云烟,造成最忌讳的“失焦”现象。

不管是什么类型的发布会,明确目标去确定主题都是首要任务,基于主题将主要创意创造出来。不要太贪心,其实一场活动只要一个可以让人记忆深刻的亮点就够了,因为所有来参加的人,以及后续的报道,通常都会针对活动中某一个亮点进行讨论,亮点太多反而将热点分散。

再好的创意也要预算(Budget) 这一点。

至于场地,对活动策划者来说也是对眼光和创意的一大考察,通常发布会会选择在有参会者和主办方非常有面儿的大型会议中心,酒店,体育场,但很多时候,一些有创意、科技感十足的的餐厅也是个不错的选择,不仅环境过关,还便宜,性价比真的很高啊!

Execution:发布会的身体

有了预算范围能接受的想法,接下来就是怎么做了。

我们遵循3W: Where, Who, When

Where,选址

选址要考虑几点:容量,设施,档次,花费,交通,配套(如餐饮住宿),备案。并且需要打出预定时间的提前量,越是参会人数多的发布会,越是热门地点,越是会与热门时间或事件撞车,就越需要提前预定,为了稳妥起见,我们会同时考察多个地点方案。

Who,人员

分为几大部分:受邀人员,主办方领导,特邀嘉宾,明星嘉宾,媒体自媒体及其他意见领袖(博主,微博大V等),粉丝;工作人员:公司内部工作人员,外部公关公司,活动公司,演员(不是指明星,是活动中表演者),主持人(很重要),礼仪,外请化妆师,摄像摄影师。

主持人,是非常重要的。

When ,时间表 ( Timeline & Rundown )

对于发布会来说,时间表,就是生命线。因为时间表不仅仅是记录时间,更是把整个项目串起来,理清项目内容,以及分工负责的项目明细表。业内人士常常有timeline强迫症。只要做一个项目就要先根据发布时间倒推回去,为每一部分工作留出时间,分配好负责人,列出现在的状态以及下一步需要解决的问题。


Communication: 是发布会的表达

一个发布会,少则来几十人,多则上千人。可我们花大力气去做,是希望它的影响力能达到千万人。发布会再炫再酷,如果没有传达出特别明确的“Key message”也白搭了,沟通方式有以下7种:

1)所有会场安排都指向的同一个意思。比如某特定创新,或者风格(回归60年代)包含很多细节,如现场布置,服饰,礼品,标语等,这会让人不由自主的留下清晰印象。

2)发言人的讲话。不要再又臭又长的一个个领导念PPT了,而要“亲切,真实,鲜明”,有时一个幽默的玩笑,直指人心,要好过冗长的讲话。还要掂量好玩笑的度,玩笑说成百度刘超那样好像就不太好玩了。

3)公关宣传。这就是狭义上的Communication,请媒体与KOL,为他们准备好需要的Press Kit(新闻稿,活动流程及指南,公司或新产品介绍,有趣的小纪念品,车马费等)这些是需要在签到时给到媒体的,不过通常沟通最重要的是“时间节点”,谁也不希望自己的机密提前泄露,特别是在网络发达的今天,所以现在用softcopy(电子版)的形式发新闻稿(包含了现场照片)比较普遍。

4)采访和展示。我们常常会用到一个词叫做“pitch”,pitch说白了就是指去争取到的意思(是免费的,不是买的),Pitch到重要媒体或自媒体的采访十分重要,因为通稿为了铺量,专访为了出深度,两者需结合。产品展示陈列,让媒体使用也是同样目的,

5)出稿。给到媒体信息是为了他们能最大化的传播出去,所以就需要公关们追稿审稿,这真是一个博弈和考量情商的时候了,只有大众接受到了正确的信息,才算达到目的。

6)二次传播。如果说刚才还不算达到目的,那么种子信息引发话题和大众热议,自发转发就更加妙不可言了。

7)KPI。传播出去最终是要考核的,比如百度指数,比如微博热门话题,当然,还有统一行业标准的公关和广告价值计算。

其实以上说的这些都是举办一场成功的展会的必须!听起来非常的繁琐复杂,但事实上可以非常简单,只要找到一家专业靠谱的会展公司,这些就通通帮你搞定了!这个时代什么最重要?——时间!找专业的人做专业的事儿,压缩时间成本才是取胜的关键!

行旅会展,为您提供专业靠谱的会展会务服务,了解更多,请点击下方链接~

☞ 行旅国际会展简介 ☜

联系方式:13910429730 (王琎)

合作邮箱:2728383607@qq.com


©行旅会展

长按下方二维码关注我们

    公关营销|商务定制     展览展示|品牌战略