展会实操经验总结第二步:如何做好展前的筹备策划(附展会筹备表模板)

曦格格工作室2018-12-09 10:21:55

完成了 “展会实操经验总结第一步:如何与目标展会进行由浅入深的合作洽谈” 之后,就要根据展会时间做筹备工作了,通常在展前的2-3个月启动,通常由市场部进行牵头、组织、统筹。


根据企业规模和职能范围不同,承担展会的筹备策划部门的TITLE也不尽相同,如品牌营销部、宣传部、市场营销部、品牌策划部、运营部等等。


展前的筹备策划根据公司当下的主导业务和年度/季度指标制定,须方向明确,目标具象而KPI考核清晰。


通常包含以下几个完整阶段(全部筹备可通过总筹备表EXCEL呈现):


一、市场策划案的成型、讨论、确认


策划案需要明确3件事:


1、企业要在展会期间做什么事,即,对外要推广什么理念,用一句话可描述;

2、达到什么目的,即,公司层面:形象广宣;业务层面:业务推广切入点;

3、如何达到这些目的,即,实现渠道和方法。如达到2的目的,展会期间的渠道和方法如下(因地制宜):


目的1:业务推广切入点

渠道和方法1:产品销售促进推广(展位):
服务客户的功能区展示+视频+客服讲解+活动导引

渠道和方法2:产品销售的促进推广:(全馆):
展商扫馆洽谈、线下聚会、热门展位收集和更换名片,约展位洽谈合作、促单
渠道和方法3(全馆):
前两天的地铁口、4天的各出入口、十字口、热门展位、有活动的舞台区,持续4天强推——
1)发放APP下载广宣单(以爆款产品代销为主要卖点进行推销;广宣单背面尽量是实用内容,如年度行业大事件时间表等)(含展位)
2) 发放XX产品LOGO的手提袋(含展位)
3)吉祥物穿着XX产品在全馆走动,形成流动广宣
4)合作客户展位摆放刀旗共计XX面
5)主题论坛门口摆放广宣易拉宝
6)触摸屏展示活动流程和展位导引图,融入我们的视觉推广元素。。。
渠道和方法4(合作品牌+展商):
爆款产品代销  和展商进行互动——展商展位摆放触摸屏+七加二刀旗

目的2:企业形象广宣

渠道和方案:展位设计、新闻发布会、论坛媒介报道、会刊广告、展馆入口触摸屏、展会现场刀旗、海报、易拉宝等等。


二、明确展会指标


对既定的市场指标和销售指标进行量和人的明确,结果尽量以数据为标准。参考如下表,可给予指标负责人和执行负责人进行填写确认。


三、分解指标下的销售指标和市场指标

指标如不能清洗分解,对执行结果造成的影响是巨大的,基层执行人员也无法明确执行到位。在指标分解有了数据后,要清晰了解这些数据从何而来,分解到每一天的指标数据是多少,让执行人员清晰指标是否靠谱,自己是否可完成,如不能完成需要哪些支持可完成。拿市场部的APP推广为案例,如下表:


四、根据指标倒推总预算(含人员成本)

确定了指标和支持后,基本就有了总预算的概念了,这和通常的企业做法不同,很多人都是抱怨说,没有预算,怎么做,实际企业是希望你上报预算,之后根据结果予以审批是否批准,这更适合创业型的企业或者中小型企业。即便钱再多,也不能可着预算花,而是根据指标来花费的。通常包括以下几项。


五、通过时间倒推确认展会筹备执行的时间进度表SCHEDULE

将进度表的每一项落实到具体负责人及必须完成的时间点


六、启动筹备(以下为同步进行的具体步骤)

1、市场部和展会方选定展位——设计部进行展位搭建方案设计——和搭建商签约确认搭建筹备无误;

2、业务部提供展会期间预实现的KPI指标,确认需要支持的物料;

3、设计部和文案策划部为业务部的物料准备提供设计和印刷等支持;

4、行政部安排出差人员的差旅、基础设备、通联表等后勤工作;


住宿表


通联表


5、市场部对出差人员根据各自业务进行现场分工和配置;

6、业务部在展前2月开始了解和邀请潜在展会客户;

7、市场部对新闻发布会/研讨会的流程和邀请嘉宾、观众进行预演并做备案;

8、市场部从展前2月开始到展会结束后一周,需要以周为单位对在线圈定的目标客户群和用户群进行在线参展的在线传播和推广,进行病毒式营销,获取最大量的潜在影响人群,渠道通过微信社群、私信、朋友圈为主,方式可通过H5、小程序、微信海报、小游戏、邀请函等进行定向圈定。能够良好地完成展前的在线“过程营销”,也就意味着展会的结果已经完成了1/2。

9、市场部以周为单位对以上进度和执行结果进行跟进、验收、发现并解决问题。


以上为作为一家互联网平台的参展角度,并附带了专业媒体身份,进行的展会前期的策划筹备。通过一个EXCEL即可全部呈现你的全部筹划过程。可在每次展会过后,根据结果和经验进行不断的迭代更新。将会是你非常实用的经验案例积累。


展前筹备关键词总结:策划案、企业目标、KPI指标、责任人、执行人、统筹人、时间节点



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