干货分享|会展小白想做会议策划?

欧亚会展活动管理2018-09-20 15:24:11


嘿,朋友

你做过完整的会议策划吗?

你想挑战一下自己吗?

那就先来看看下面的任务吧!



刚看到此任务的时候小编的内心怎一个凄凄惨惨戚戚了得
第一次听完某高姓老师的点评以后,

小编的内心只能用绝望崩溃来形容了……


这个时候

同学们是否该深思

如果自己拿到这样一项任务


该如何完成?
完全没有头绪?
不知道该如何着手?
该考虑哪些方面?


不如来看看小编们总结滴滴一些经验

以及老师的一些专业意见吧!


01-理清任务


不知道同学们有没有仔细看题,

是否有些地方看不明白?

意思含糊朦胧?

那么首先就要明确问题。


举例:题目中的theater是什么意思?

很简单,剧院式。


如果私下查阅资料,可能也会知道,但是浪费时间浪费精力,不如直接问出来,省时省力还明确!】


02-梳理信息


从所给的资料中明确出隐藏的内容。


举例:品牌全国各地经销商,人数500人,说明各地来的人不会很多,那么级别应该是比较高的。这就要求我们的会议质量不能含糊。


房间要求里写明需要两个套房,说明会有领导或贵宾到来,那么作为承办方,要考虑到单独接待的问题。


注意已知信息的每一个细节,挖掘深层次的信息很重要


03-发现任务


完整的筹备一场活动要考虑到方方面面的内容,除了主办方要求到的内容要完美完成,还要善于发现其他的隐藏任务以及琐碎的事情。


举例:资料中给定了参会人数,但没有明确这500人的邀请工作是由主办方完成还是由我们承办方完成。如果是主办方完成,那么由于我们后期开展工作必须对来病信息有基本的了解,所以邀请工作,我们的工作人员需要参与。若由我们邀请,那么这又是一项繁琐的工作。


明确要做的工作,要从全方位的角度看,讲活动中可涉及到的每个环节都考虑到位


04-时间管理


据已知资料显示,此次会议的规模在500人左右,且与会人员级别较高,所以必须要有一套很完善细致的活动流程,从前期的邀请到最后的收尾工作,至少需要提前1-2月筹划准备,以保证会议的顺利举行。


做任何一项活动,都要根据活动形式、活动规模、活动开始时间将筹备时间把控到位,确保每一环节都不出纰漏,确保活动完美展开


以上就是我们萌萌哒的高老师对任务的部分指导意见

篇幅所限就不上原内容了

接下来看看

我们EET成员在做任务的时候遇到的困难以及处理方式吧!


01-场地调研


受各方面的因素限制,小编们并不了解会议场地,也没有实际参加过多少会议,所以场地调研全部都是通过网络搜索资料已经咨询了身边已经工作的亲戚朋友,多方对比,确定场地。


小编自己喜欢用携程通过调件排查搜索酒店,再根据活动要求对比最终确定场地。如果场地要选择场馆或者博览馆,那只能用度娘了。有些信息不确定但是实在需要时,小编也会假装成工作人员直接给场地方打电话咨询,哈哈哈~


02-活动预算


预算这方面我相信是大多数同学最头疼的地方,没有实际操作经验,没有真实接触过,很难对各种费用做预估,这种时候,小编建议你多看一些案例,平时有机会出去参加活动的话就请教一下那里的工作人员,或者去请教老师,久而久之,自己也会对这些越来越熟悉。


03-理通思路


每次有这些大的活动,要考虑的内容太多,不知从何做起,小编们就会和同学们一天,很头疼!但是当你有了一定的经验后就会发现思维导图很好用!敲黑板划重点了!!!


当你不知道先做什么的时候,做个思维导图,把各项内容整理一下,你会发现思路会越来越清晰!也不怕做到最后发现漏了哪一项内容。有些同学认为做这个浪费时间,但一定要知道“磨刀不误砍柴工”,有条理做时间才更快!


好啦

这就是小编的经验分享了

真是纯干货满满啊

希望对你们有些帮助呦~


(图片来源网络,如有侵权,请联系作者删除)


编辑:赵新宇 

供稿:何欢欢